Hướng dẫn viết bản Mô Tả Công Việc (JD)

Một bản mô tả công việc có đầy đủ thông tin và được trình bày rõ ràng sẽ chắc chắn thu hút nhiều ứng viên tiềm năng. Sau đây là một quy trình hoàn thiện để xây dựng một bảng mô tả công việc đúng chuẩn! 

Chắc không phải nói quá nhiều về độ quan trọng của một bản mô tả công việc khi một doanh nghiệp muốn tuyển nhân sự mới. Một bản mô tả công việc đủ tốt nếu được chia sẻ rộng rãi có thể tăng độ phủ cho doanh nghiệp khi tìm người, giúp lọc được những nhân tố sáng giá cho công ty và chứng tỏ sự chuyên nghiệp.

Cấu trúc một bản mô tả công việc tốt ? 

Dưới đây là cấu trúc mẫu mô tả công việc mà chúng tôi cho là đầy đủ các thông tin cơ bản cần thiết. 

1. Tiêu đề

–    Tên tiêu đề cần rõ ràng, khiến cho người đọc mường tượng được về vai trò của vị trí.
–    Tiêu đề ngắn gọn (nhất có thể) và tối ưu cho công cụ tìm kiếm. 

2. Mục đích của vị trí

Phần này viết ngắn gọn chỉ trong tối đa 2 dòng nêu rõ vị trí trên được sinh ra nhằm mang lại mục đích gì cho Công ty, từ đó người lao động sẽ xác định được các mục tiêu của công việc và nắm rõ về trách nhiệm của vị trí.

3. Các nhiệm vụ chính

–    Liệt kê các nhiệm vụ mà nhân viên sẽ đảm nhận tại vị trí. Không nên quá lo về độ dài, khoảng  từ 6-10 gạch đầu dòng là ổn. Trường hợp công việc có nhiều nhiệm vụ thì chỉ cần viết các nhiệm vụ tổng thể.

–    Các bạn có thể viết phần các nhiệm vụ chính theo chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Action): tức liệt kê vị trí công việc cần hoạt định các kế hoạch gì, thực hiện như thế nào, chế độ kiểm tra giám sát công việc ra sao, và các hành động và cải tiến để khắc phục.
 

4. Quyền hạn: Khi giao nhiệm vụ thì Công ty cần phải trao quyền một cách hợp lý để nhân sự giải quyết và hoàn thành được các công việc được giao, phần này cần nêu rõ các mức quyền hạn, quyền tự quyết định/quyền được đề xuất lên cấp trên quyết định.

5.  Yêu cầu công việc

Để thực hiện các nhiệm vụ trên thì cần nhân sự có Trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, tố chất/thái độ, giới tính, ngoại hình… như thế nào?

phần này rất quan trọng, vì đây là cơ sở để nhà tuyển dụng căn cứ để tìm ứng viên phù hợp, phần yêu cầu nên nên rõ các yêu cầu gì bắt buộc và các yêu cầu gì mang tính khuyến khích

Đừng quá lo lằng rằng việc đưa ra quá nhiều yêu cầu sẽ khiến cho ứng viên lo sợ mà không ứng tuyển. Khi đó, bạn có thể chắc chắn rằng những người ứng tuyển sẽ là những người phù hợp.

Quan trọng không phải là cố gắng hạn chế số yêu cầu, quan trọng là bạn liệt kê chúng vừa đủ, và ở mức thỏa hiệp được. 

6. Quyền lợi của nhân viên: (Trách nhiệm và Yêu cầu luôn đi song hành cùng quyền lợi) >> để tuyển được nhân sự thực hiện các nhiệm vụ theo phần 2 và đáp ứng các yêu cầu theo phần 5 thì nhân sự đó sẽ được hưởng quyền lợi như thế nào cho phù hợp?

Quyền lợi của nhân viên được thể hiện qua các yếu tố sau:

–    Lương, thưởng, đãi ngộ. 
–    Các chế độ đóng bảo hiểm, phúc lợi khác của nhân viên.
–    Cơ hội học tập, huấn luyện.
–    …

Bạn luôn phải đặt câu hỏi trong đầu để tìm hiểu xem kỳ vọng của ứng viên về vị trí này là gì. Nếu vị trí không có mức lương quá hấp dẫn, điều gì sẽ thu hút ứng viên? Nếu có lương tốt thì môi trường làm việc có thúc đẩy sự tiến bộ không? Cơ hội thăng tiến của nhân viên là như thế nào? … Rất nhiều câu hỏi để bạn tìm ra câu trả lời. 

Phần kết – Quy trình tuyển dụng

Sau khi trình bày đủ thông tin việc làm, sẽ chuyên nghiệp hơn khi bạn nêu rõ quy trình tuyển dụng của công ty với vị trí đang đăng tuyển:

–    Nêu rõ từng bước / từng vòng đăng tuyển. 
–    Hình thức phỏng vấn Online hay Offline?
–    Địa chỉ, thời gian diễn ra từng vòng.
–    Phương thức liên lạc: Email / Điện thoại / …
–    …

Tùy theo yêu cầu riêng của từng vị trí hay doanh nghiệp, nhà tuyển dụng có thể thêm, sửa chi tiết khác so với cấu trúc bảng mẫu mô tả công việc phía trên.

Các khảo sát đều cho thấy một bảng mô tả công việc được viết tốt sẽ tăng hiệu quả tuyển dụng đáng kể cho doanh nghiệp. Chưa kể, nó cũng tăng khả năng tìm được ứng viên phù hợp với công việc và tiết kiệm thời gian.

Gợi ý xây dựng bảng mô tả công việc hấp dẫn

Cùng với một cấu trúc sẵn có đó, dưới đây là 6 lời khuyên cho bạn khi viết một bản mô tả công việc, để bạn có thể bắt tay vào viết chúng ngay lúc này:

Tạo một hình dung rõ ràng

Trước khi viết tin đăng tuyển, hãy thử hình dung về người mà bạn sẽ chọn. Người làm nhân sự cần tự hỏi xem ứng viên tiềm năng của doanh nghiệp sẽ là người như thế nào? Họ cần có trình độ chuyên môn gì? Họ sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề gì? Hay chí ít hãy tự tưởng tượng xem ứng viên đó có ngoại hình ra sao, tính cách thế nào.

Bạn có thể thêm 1 vòng phỏng vấn trước (Initial Interview) qua mạng Internet hay qua điện thoại trước khi gặp phỏng vấn trực tiếp. Thao tác này có thể giúp bạn rút gọn danh sách ứng viên, tiết kiệm thời gian, chi phí, công sức cho cả đôi bên.

Một hình dung mù mờ sẽ cản trở ít nhiều việc tuyển dụng của bạn. Bạn cần hiểu rõ doanh nghiệp muốn gì và tập trung tuyển được người phù hợp dựa trên tiêu chí đó. Lúc này, bạn mới có thể bắt đầu viết một bản mô tả công việc thu hút sự chú ý của người khác được.

Tối ưu từ khóa cho công cụ tìm kiếm

Nếu bạn không có khả năng tối ưu tiêu đề cho các công cụ tìm kiếm từ khóa, có thể bạn đang đánh mất một kênh rất quan trọng khi ngày nay khá nhiều người tìm việc truy vấn qua các thanh công cụ.

Từ khóa của bạn nên là một từ khóa ngách, cụ thể, rõ ràng. Ví dụ như từ khóa “nhân viên kinh doanh” thì nên tối ưu một cách cụ thể như là “nhân viên kinh doanh nhà đất”, nhân viên kinh doanh các sản phẩm thủ công mỹ nghệ”, … Từ khóa càng khái quát, độ cạnh tranh càng cao và các doanh nghiệp nhỏ sẽ muốn tránh càng nhiều càng tốt.

Trong một khảo sát về một đơn tuyển có headline “Tuyển dụng nhân viên kinh doanh” của một công ty bán đồ mỹ phẩm, từ khóa “nhân viên tuyển dụng” hay “tuyển dụng” được đánh dấu là từ khóa chính, công ty không thể tuyển được nhân viên. Sau khi thay đổi mẫu thành “Cần tìm nhân viên kinh doanh ngành mỹ phẩm”, 20 đơn đầu tiên đã được gửi về ngay hôm đó.

Một trường hợp nữa liên quan đến các từ khóa khi người ta không đưa từ khóa chính mà chỉ đưa những từ khóa mang tính lăng xê, Marketing thái quá. Ví dụ như “Tìm kiếm nhân viên kinh doanh năng động, sáng tạo”. Rõ ràng không có công ty nào muốn nói rằng mình không năng động, sáng tạo trong thời cuộc cả nên việc có viết từ khóa kia hay không cũng không quan trọng với người tìm việc.

Ngoài ra, có một cụm từ mà các nhà tuyển dụng hay lạm dụng đó là “… đứng đầu thị trường”, “… hàng đầu Việt Nam”, … những từ khóa tương tự vậy. Nếu có viết, bạn nên có một lý do rõ ràng cho nó, như kiểu một nhân tố đặc biệt nào của công ty mà ứng viên có thể nhận thấy được. Nếu chỉ viết không, việc này sẽ làm bạn bị lu mờ giữa cả tá những thứ “hàng đầu” trên mạng. 

Đừng quá chính xác

Trừ khi là một vị trí vô cùng quan trọng, đòi hỏi kỹ năng kết tinh ở mức độ cao, còn không những yêu cầu của bạn chỉ nên ở mức tương đối, có thể thương lượng được. Bạn có thể sẽ bỏ lỡ một nhân viên có khả năng học tập tốt, chỉ là tại thời điểm phỏng vấn, họ chưa có kỹ năng mà bạn đòi hỏi.

“Bạn không nên ứng tuyển một công việc không đúng chuyên môn, bạn nên ứng tuyển một công việc mà mình làm chưa hoàn hảo.” – Suzanne Lucas, CBS Money Watch. Câu nói trên khá đúng bởi hiếm ai khi khởi đầu vào một công ty lại làm một công việc hoàn hảo cả. Ngoài chuyên môn, chúng ta nên nhìn vào những khía cạnh khác khiến cho một công việc trở nên hoàn hảo và sau khi nghiên cứu, ta nhận ra rằng các tiêu chí có thể du di được.

Nên gạch nhỏ từng ý một và gạch đầu dòng chúng bởi người đọc rất muốn nhìn những bản mô tả công việc được trình bày sạch đẹp.

Sử dụng Checklist

Để chắc chắn bạn không thiếu bất kỳ phần nào trong một bảng mô tả công việc, hãy sử dụng checklist sau:

Thông tin về vị trí làm việc. 
Thông tin công ty. 
Kỹ năng và yêu cầu.
Địa điểm làm việc. 
Khoảng lương và các lợi ích. 
Chi tiết liên hệ. 
…
 

Hãy tự tạo cho mình một Checklist riêng dựa theo phong cách viết mô tả công việc của công ty bạn.

Cá nhân hóa và chuyên nghiệp hóa tin tuyển dụng

Tin tuyển dụng là sự tiếp xúc đầu tiên giữa nhà tuyển dụng và ứng viên. Đừng để ứng viên mất niềm tin ngay từ cái nhìn đầu tiên! Những thông tin trong bản mô tả công việc đều là cần thiết, nhưng kể lể dài dòng gây choáng ngợp tới ứng viên ngay từ đầu thì không phải là một việc làm tốt cho lắm. 

Tin tuyển dụng được viết cho con người chứ không phải cho máy móc – nên cũng khá ổn nếu bạn điểm xuyết vào đó một chút cá tính hấp dẫn. Ngoài ra, tại sao bạn không đưa thêm 1 Video cá nhân hóa, ví dụ như lời chào của vị trưởng phòng đang tuyển dụng nhân viên? Thậm chí, bạn cũng có thể tìm cách “cải tiến” chính bản mô tả công việc – miễn là chúng vẫn đầy đủ những thông tin cần thiết giúp ứng viên hình dung chính xác về công việc. 

Thật may mắn khi chúng ta đang sống ở thế kỷ 21, một thế kỷ mà công nghệ thông tin lên ngôi rất mạnh mẽ. Trừ phi bạn tuyển phi hành gia ở Việt Nam, còn lại chắc chắn đều là các vị trí thông dụng, đã có nhiều đơn vị từng tuyển rồi. Bạn hãy lên mạng và tìm một bản mẫu rồi học tập từ nó, đó là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian.

Kết luận
Một bản mô tả tuyển dụng được viết đúng chuẩn là bước đầu đưa bạn đến gần hơn với ứng viên.