Giới thiệu nhân sự: viết email sao cho chuyên nghiệp?

HR (quản lý nhân sự) không chỉ có vai trò tuyển dụng mà còn là cầu nối để nhân viên mới hòa nhập và bắt đầu công việc thuận lợi tại công ty. Sau khi vượt qua vòng phỏng vấn, HR sẽ cần đến email thông báo đến ứng viên để thông báo về vị trí công việc, người hướng dẫn. Trong bài viết này, cùng tìm hiểu email giới thiệu nhân viên mới là gì, lưu ý khi viết như thế nào?

Email giới thiệu nhân viên mới là gì?

Email giới thiệu nhân viên mới do phòng nhân sự gửi đến nhân viên mới. Mục đích của thư này đó là chào mừng, giới thiệu thông tin liên quan đến công việc. Thông qua email này, nhân viên mới có thể dễ dàng nắm bắt ai là người hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục ban đầu.

Đây cũng là thư giới thiệu thông tin của nhân viên mới đến mọi người trong công ty, các phòng ban, hay vị trí trưởng nhóm, quản lý.

Cấu trúc email giới thiệu nhân viên mới

Viết email giới thiệu nhân viên mới cần phải nắm bắt cấu trúc cơ bản để nhân viên mới cũng như các vị trí khác trong công ty dễ dàng hiểu và tiếp nhận thông tin dễ dàng.

Tiêu đề email: Tên nhân sự – Vị trí làm việc – Tên phòng ban

Gửi lòng chào đến nhân viên mới: HR sẽ dựa vào chức danh, tuổi tác của nhân viên mới để gửi lời chào sao cho phù hợp nhất

Giới thiệu về người gửi email: Người viết thư (HR) sẽ giới thiệu họ tên, vị trí làm việc để nhân viên mới nắm bắt thông tin

Lời chào mừng đến nhân viên mới: HR nên có lời chào mừng để thể hiện sự gần gũi, quan tâm dành cho nhân viên mới. Điều này nhằm thể hiện sự gần gũi, quan tâm của phòng nhân sự cho nhân viên, tạo ấn tượng tốt đẹp đến họ.

Thông tin về quá trình nhận việc: 

• Thời gian, địa điểm làm việc
• Thông tin người sẽ trực tiếp hướng dẫn công việc
• Thông tin người hỗ trợ làm thủ tục nhân sự
• Hồ sơ cá nhân theo yêu cầu của doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch, căn cước công dân công chứng, giấy khám sức khỏe, bản photo bằng cấp, các chứng chỉ liên quan…)
• Những vật dụng cần mang theo khi nhận việc

Lời kết email: Gồm lời cảm ơn, lời chúc đến nhân viên mới, các thông tin liên hệ

Lưu ý cần nắm khi viết email giới thiệu nhân sự

Để có một email giới thiệu nhân sự ấn tượng với nhân viên mới, HR cần lưu ý một số điều dưới đây.

• Về ngôn từ: Cần dựa vào đối tượng, vị trí của nhân viên mới để sử dụng ngôn từ sao cho phù hợp nhất. Nếu nhân sự là người trẻ, đảm nhận những vị trí nhân viên/thực tập thì ngôn từ thân mật sẽ tạo cảm giác gần gũi, thân thiện. Trường hợp nhân sự ở vị trí cao hơn, có độ tuổi lớn hơn nên dùng ngôn ngữ trang trọng và lịch sự.
• Nội dung email: Cần phải nhớ rằng nội dung email giới thiệu nhân sự cần truyền tải Đúng – Đủ, tuyệt đối không lan man dài dòng. Những thông tin cần phải có trong email đó là thời gian làm việc, địa chỉ làm việc, người hướng dẫn, giấy tờ và hồ sơ làm việc cần chuẩn bị..
• Địa chỉ gửi email: HR cần dùng mail của công ty cung cấp để gửi thư giới thiệu đến nhân viên mới. Điều này nhằm thể hiện tính chuyên nghiệp của đơn vị tuyển dụng.
• Kiểm tra thật kỹ email trước khi gửi: Cần kiểm tra thông tin người nhận, câu từ, cách diễn đạt, lỗi chính tả, nội dung… trước khi bấm gửi đi.
• Cách trình bày: Thư mới thiệu nhân sự cần phải trình bày thoáng, thông tin được phân bổ một cách hợp lý để người đọc nắm bắt thông tin dễ dàng.

Vin HR – tư vấn, tuyển dụng và giới thiệu việc làm cho doanh nghiệp

Có thể thấy, vị trí nhân sự trong công ty chiếm vai trò quan trọng. Tuy nhiên, không phải công ty/doanh nghiệp này cũng có bộ phận này. Vì thế, nếu đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự hay các khó khăn về quản lý, phát triển nhân sự của công ty, quý khách hàng hãy đến với Vin HR để được tư vấn, hỗ trợ.

Vin HR là đơn vị lâu năm trong lĩnh vực cung ứng nhân sự, nguồn lao động cho các công ty/doanh nghiệp. Đặc biệt, chúng tôi còn đưa ra các giải pháp về nhân sự hiệu quả, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian chi phí và nâng cao hiệu quả kinh doanh, sản xuất.

Để được hỗ trợ về các vấn đề nhân sự, vui lòng liên hệ hotline: 093.494.7979  – 0909.965.977.

Xem thêm: 

• Thị trường tuyển dụng Việt Nam 2024
• Tìm hiểu ngành tuyển dụng nhân sự

Trên đây là những lưu ý cần nắm khi viết email giới thiệu nhân sự dành cho HR. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào cần giải đáp, hãy liên hệ với Vin HR ngay hôm nay nhé!