Chuyên viên hỗ trợ kinh doanh và #2 điều bạn cần biết

Chuyên viên hỗ trợ kinh doanh là một vị trí quan trọng, không thể thiếu trong phòng kinh doanh của các công ty. Chính vì mức độ quan trọng của nó, nên chức vụ này đang được nhiều bạn trẻ quan tâm, tìm hiểu và có nguyện vọng ứng tuyển. Hãy cùng Vin HR tìm hiểu kỹ hơn về vị trí này qua bài viết sau đây nhé.

Chuyên viên hỗ trợ kinh doanh và bản mô tả công việc

Chuyên viên hỗ trợ kinh doanh làm việc trong bộ phận kinh doanh của các công ty và có vai trò chính là làm các công việc hành chính cũng như chuẩn bị đồ dùng, dụng cụ cần thiết để hỗ trợ đội ngũ kinh doanh bán hàng.

Mặc dù không tham gia trực tiếp vào quá trình kinh doanh nhưng những người làm công việc này cũng cần phải nắm được đầy đủ các thông tin, chính sách, chiết khấu của sản phẩm để có thể hỗ trợ một cách tối nhất cho nhân viên kinh doanh.

Bản mô tả chi tiết công việc của chuyên viên hỗ trợ kinh doanh như sau:

Lập báo giá và nhận báo giá sản phẩm/dịch vụ

Một trong những công việc quan trọng hàng đầu của nhân viên hỗ trợ kinh doanh là chuẩn bị bảng báo giá cho các đơn hàng để nhân viên kinh doanh làm việc dễ dàng hơn với đối tác/khách hàng.

Để công việc này có thể diễn ra thuận lợi, bạn cần phải nắm bắt, ghi nhớ được đầy đủ các thông tin, chính sách, chiết khấu của sản phẩm/ dịch vụ.

Hỗ trợ chăm sóc khách hàng

Bạn cần phải thường xuyên tương tác với khách hàng nhằm mục đích giữ mối liên hệ với các khách hàng đã từng sử dụng sản phẩm nhằm giúp cho doanh nghiệp luôn có được lượng khách hàng trung thành và ổn định.

Phụ trách các công việc hành chính

Công việc hành chính đối với chức vụ này bao gồm: 

• Soạn thảo quản lý hồ sơ, hợp đồng, tài liệu hoặc biểu mẫu của phòng kinh doanh.
• Lưu trữ, sắp xếp tài liệu để khi nhân viên trong phòng ban cần đều có thể tra cứu được dễ dàng.
• Làm báo cáo, soạn thảo văn bản/giấy tờ cần thiết.
• Chịu trách nhiệm xem xét và xử lý các loại đơn đặt hàng, cập nhật toàn bộ đơn hàng vào hệ thống (nếu có).

Xử lý các công việc liên quan đến hợp đồng

Trong hoạt động kinh doanh, công ty/ doanh nghiệp sẽ phải tiếp nhận và xử lý các đơn hàng khác nhau thông qua việc ký kết hợp đồng. Công việc của chuyên viên hỗ trợ lúc này là xử lý các công việc liên quan đến hợp đồng như:

• Kiểm tra các thông tin hàng hóa (Mã hàng, tên hàng, số lượng, giá thành,…).
• Kiểm tra xác nhận của bên bán và bên mua.
• Điều chỉnh các điều khoản có trong hợp đồng sao cho phù hợp.
• Bổ sung các giấy tờ liên quan nếu còn thiếu.

Ngoài các công việc chính trên, chuyên viên hỗ trợ kinh doanh còn có thể đảm nhiệm các công việc sau đây:

• Cập nhật, lưu trữ thông tin và dữ liệu của khách hàng (thông tin các nhân/ tổ chức, thông tin mua hàng, thông tin khiếu nại,…).
• Trực điện thoại và kết nối với các bộ phận khác trong công ty để giải quyết các khiếu nại khi được yêu cầu.
• Liên hệ với các nhà cung cấp nguyên vật liệu (thương lượng giá cả nguyên vật liệu hoặc xử lý các vấn đề phát sinh).
• Đặt mua các thiết bị văn phòng phẩm, vật từ cần thiết cho công ty.

Một số yêu cầu đối với chuyên viên hỗ trợ kinh doanh

Để có thể đảm nhận tốt vị trí này, bạn cũng cần đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của công việc như:

Trình độ và kinh nghiệm làm việc

• Yêu cầu đối với vị trí này là bạn cần có bằng cấp liên quan đến các ngành: Quản trị Kinh doanh, Thương mại,…
• Nên có kinh nghiệm ít nhất 1 năm ở những vị trí có công việc tương tự.
• Có khả năng sử dụng thành thạo tin học văn phòng bao gồm: Word, Excel, Powerpoint.

Các kỹ năng cần có của một chuyên viên hỗ trợ kinh doanh

Để làm tốt một công việc nào đó, ngoài việc trang bị các kiến thức liên quan thì bạn cũng cần phải trang bị thêm các kỹ năng cần thiết cho công việc. Với chuyên viên hỗ trợ kinh doanh cũng không ngoại lệ.

Những kỹ năng cần có đối với vị trí này như sau:

• Có khả năng giao tiếp tốt, đặc biệt là thành thạo ngoại ngữ và luôn tự tin thể hiện bản thân khi giao tiếp, hỗ trợ các khách hàng.
• Có kỹ năng sắp xếp công việc: Khối lượng công việc của bạn sẽ rất nhiều và mất thời gian nhiều nếu bạn không có kỹ năng sắp xếp các công việc một cách hợp lý.
• Có khả năng xử lý tình huống nhanh nhẹn, linh hoạt khi có phát sinh ngoài ý muốn.
• Có khả năng chịu được áp lực cao bởi kinh doanh, bán hàng là một công việc tương đối khó khăn và có nhiều áp lực về mặt doanh thu.

Trong quá trình kinh tế phát triển như hiện nay, chuyên viên hỗ trợ kinh doanh được đánh giá là một công việc quan trọng và nhu cầu tuyển dụng từ đó cũng tăng lên đáng kể. Với những tiềm năng như vậy, đây chắc chắn sẽ là một công việc đáng để bạn thử sức.