Thủ tục đăng ký lao động mới nhất 2023 bạn nên biết

Đăng ký lao động trong môi trường kinh doanh là một việc quan trọng và phức tạp. Việc này là điều cần thiết để đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy cùng Vin HR tìm hiểu ngay thủ tục đăng ký lao động trong bài viết này nhé.

Khi nào cần đăng ký lao động?

Nếu một đơn vị sử dụng lao động đã ký hợp đồng lao động với người lao động, thì họ phải đăng ký lao động và tham gia hệ thống thang lương và bảng lương theo quy định của pháp luật về lao động thông qua Phòng Lao động.

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải thực hiện đăng ký việc sử dụng lao động và thường xuyên báo cáo về tình hình thay đổi về lao động cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và cơ quan bảo hiểm xã hội. Điều này là một trong những trách nhiệm của người sử dụng lao động theo khoản 2 Điều 12 Bộ Luật lao động.

Theo Nghị định số 122/2020/NĐ-CP của Chính phủ, người sử dụng lao động phải khai trình việc sử dụng lao động và đăng ký các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp, cấp mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội và đăng ký sử dụng hóa đơn.

Nếu không tuân thủ những quy định này, doanh nghiệp sẽ bị áp dụng xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 28 năm 2020 của Chính phủ, với mức phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng khi thanh tra kiểm tra.

Chính vì vậy, để tránh bị xử phạt, việc các doanh nghiệp đăng ký sử dụng lao động từ khi thành lập là cần thiết. Ngoài ra, việc khai báo chính xác cũng đảm bảo cho nhân viên có thể làm việc và sản xuất hợp pháp trong công ty hoặc doanh nghiệp, tuân thủ đúng quy định của pháp luật.

Tại sao các doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng lao động?

Việc các doanh nghiệp thực hiện việc đăng ký này là rất cần thiết bởi các lý do sau đây:

• Sau khi đăng ký sử dụng và khai trình sử dụng lao động, người lao động sẽ được nhà nước đảm bảo đúng những yêu cầu, quyền lợi và nghĩa vụ khi tham gia hoạt động lao động.
• Đăng ký và khai trình lao động có thể giúp nhà nước kiểm soát và quản lý lực lượng lao động trong các công ty. Từ đó, số liệu thu thập được có thể được sử dụng cho mục đích nghiên cứu và khảo sát thị trường. Dựa trên những thông tin này, nhà nước có thể phát triển và điều chỉnh lực lượng lao động để phù hợp với yêu cầu của ngành nghề.
• Việc đăng ký lao động cũng giúp các doanh nghiệp thực hiện đúng Quy định của Pháp luật Việt Nam, tránh vi phạm và bị xử phạt.
• Việc làm này cũng giúp xây dựng uy tín, hình ảnh cho doanh nghiệp, để cho người lao động có thể yên tâm khi làm việc tại đây.

Hồ sơ và thủ tục đăng ký lao động

Căn cứ theo quy định của Pháp luật Việt Nam, khi thực hiện đăng ký lao động, các doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ và tiến hành nộp tại Phòng Lao Động Thương Binh và Lao Động cấp huyện/quận như sau:

Bước 1: Đại diện doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng lao động

Hồ sơ bao gồm:

• Bản sao (có công chứng/chứng thực) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (1 bản).
• Bản chính khai trình sử dụng lao động khi bắt đầu hoạt động (2 bản).
• Bản chính công văn đề nghị khai trình sử dụng lao động (1 bản).
• Bản chính Hợp đồng lao động (1 bản).
• Giấy giới thiệu của doanh nghiệp và CCCD của người thực hiện đăng ký.

Bước 2: Làm hồ sơ đăng ký Hệ Thống Thang Lương và Bảng Lương cho người lao động

Hồ sơ bao gồm:

• Công văn đề nghị của doanh nghiệp (2 bản).
• Hệ thống thang lương – Bảng lương của doanh nghiệp (2 bản).
• Mẫu xây dựng nội quy lao động, nộp cho cơ quan cấp quận, huyện trong trường hợp số lao động từ 10 người trở lên (2 bản).
• Mẫu xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập công đoàn cơ sở hoặc thành lập công đoàn cơ sở (nếu chưa đủ điều kiện) (2 bản).
• Hệ thống phụ cấp lương ( 2 bản ).
• Quy định chi tiết các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng đối với từng chức danh trong thang lương bảng lương (2 bản).
• Văn bản thống nhất ý kiến thang lương bảng lương (2 bản).

Sau khi đã hoàn tất hồ sơ đầy đủ, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Lao Động Thương Binh và Xã Hội. Sau đó, cán bộ sẽ kiểm tra và ghi giấy hẹn.

Nếu hồ sơ chưa đúng hoặc không đủ theo quy định, sẽ được ghi chú rõ và trả lại. Đến ngày được ghi trên phiếu hẹn, đơn vị sẽ đến nhận kết quả, bao gồm 1 bộ hồ sơ Hệ Thống thang lương bảng lương có ký tên đóng mộc xác nhận của Phòng Lao Động Thương Binh và Xã Hội.

Trên đây là các thông tin về đăng ký lao động mà Vin HR muốn chia sẻ đến cho các doanh nghiệp. Hãy để lại bình luận dưới bài viết nếu bạn có thắc mắc gì cần chúng tôi tư vấn nhé.