Chuyên viên hành chính nhân sự #3 điều cần biết về vị trí này

Chuyên viên hành chính nhân sự hiện đang được đánh giá là một vị trí có triển vọng và đem lại nhiều cơ hội để bạn phát triển bản thân. Vậy công việc của phòng hành chính nhân sự là gì? Các công việc của nhân viên hành chính nhân sự cụ thể ra sao? Hãy cùng Vin HR tìm hiểu ngay trong bài viết này nhé.

Chuyên viên hành chính nhân sự & bộ phận hành chính nhân sự

Bộ phận hành chính nhân sự (hay còn gọi là bộ phận HR trong công ty) đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì cũng như phát triển các hoạt động, tổ chức của các công ty, doanh nghiệp.

Chuyên viên hành chính nhân sự là những người làm trong phòng hành chính nhân sự, phụ trách các nhiệm vụ hành chính và tuyển dụng cho công ty/ doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức và các công việc của hành chính nhân sự

Bộ phận này có thể coi là cánh tay phải đắc lực của doanh nghiệp bởi công việc của phòng hành chính nhân sự nhìn chung thì là đảm nhiệm việc quản lý giấy tờ, sổ sách, tính toán lương, thưởng, BHXH và trực tiếp quản lý, sắp xếp, tổ chức liên quan đến hoạt động của con người.

Bộ phận này sẽ tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên và thực hiện việc theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan tới duy trì văn hóa doanh nghiệp cũng như quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và chế độ lương, thưởng của nhân viên.

Thông thường, tại các công ty, để đảm bảo tiến độ công việc cũng như giảm bớt gánh nặng cho nhân viên, bộ phận hành chính nhân sự sẽ được chia nhỏ ra làm các bộ phận khác nhau như: bộ phận tuyển dụng, bộ phận đào tạo và phát triển, bộ phận hành chính, bộ phận lương thưởng và phúc lợi.

Công việc cụ thể đối với mỗi bộ phận như sau:

Bộ phận tuyển dụng – Bộ phận HR

Công việc của HR là đảm nhiệm việc tìm kiếm và tuyển dụng nhân viên cho doanh nghiệp. Họ sẽ liên hệ với các phòng ban để nắm bắt nhu cầu tuyển dụng, sau đó lập kế hoạch và tiến hành triển trai tuyển dụng.

Sau khi đăng tin tuyển dụng, công việc của HR là liên hệ ứng viên và mời phỏng vấn. Sau đó, gửi email thông báo trúng tuyển hoặc từ chối ứng viên, gửi offer chính thức cho nhân viên mới trúng tuyển.

Bộ phận đào tạo và phát triển

Các chuyên viên hành chính nhân sự là trong bộ phận này sẽ có trách nhiệm đào tạo và phát triển ứng viên. Việc này sẽ giúp nâng cao kiến thức, trình độ của mỗi ứng viên và giúp họ thích nghi với công việc một cách tốt nhất và nhanh chóng nhất.

Bộ phận hành chính

Nhiệm vụ của bộ phận này là:

• Thực hiện các công việc liên quan đến hoạt động hành chính như viết các văn bản, thư từ, thông báo.
• Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ.
• Quản lý thiết bị, văn phòng phẩm và các tài sản khác của công ty hoặc có thể đảm nhiệm một số công việc của các bộ phận khác.

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi

Nhiệm vụ của bộ phận này là xây dựng và quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi của nhân viên cũng như các chính sách liên quan của công ty để đảm bảo tính công bằng cho nhân viên và tuân thủ quy định của nhà nước.

Để có thể đảm nhiệm tốt công việc, bộ phận này cần phải am hiểu về luật lao động, bảo hiểm và nhiều chính sách, quy định khác của Pháp luật.

Các yêu cầu đối với chuyên viên hành chính nhân sự

Bằng cấp không phải là yếu tố quan trọng hàng đầu đối với công việc này, tuy nhiên, để ứng tuyển vào vị trí này, các ứng viên cần có bằng từ cao đẳng trở lên.

Thông thường, đối với vị trí này, các công ty sẽ ưu tiên những bạn đã được đào tạo ở các lĩnh vực như: Quản trị nhân lực, kinh tế hay các lĩnh vực có liên quan.

Ngoài yêu cầu về bằng cấp như trên, chuyên viên hành chính nhân sự cũng cần có các kỹ năng mềm khác để đáp ứng nhu cầu công việc như:

• Có khả năng giao tiếp, ứng xử tốt.
• Sở hữu kỹ năng tổ chức và phân công công việc, phán đoán tốt.
• Có khả năng xây dựng và phát triển các mối quan hệ.
• Chủ động, tự giác trong công việc.
• Làm việc theo nhóm tốt.
• Tỉ mỉ, chú ý đến các chi tiết nhỏ.
• Tự tin, có khả năng giải quyết các tình huống khó và đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng từ cơ bản đến nâng cao.
• Biết ngoại ngữ là một lợi thế cho ứng viên.

Để có thể đảm nhận tốt vị trí này, bạn cần phải trau dồi cho mình những kỹ năng và trình độ chuyên môn nhất định. Hy vọng bài viết này của Vin HR sẽ mang đến cho bạn những thông tin hữu ích về công việc của chuyên viên hành chính nhân sự và giúp bạn tự tin hơn khi ứng tuyển vào vị trí này.